En estos tiempos es muy importante mantener la colaboración y la comunicación de manera remota, y continuar operando con el mínimo impacto posible en los procesos de las empresas. En Cloud Solutions, y con la consultoría de We Humana , destinada a la implementación de metodologías ágiles, nos estamos asegurando de que el trabajo en equipo se profundice, y que los equipos tengan herramientas para poder auto-organizarse y enriquecer el proceso a través de la colaboración y coordinación.

Desde hace un tiempo empezamos esta transformación de métodos de trabajo y la incorporación de una metodología que va mejorando continuamente. Empezando por un workshop en el que determinamos la visión de esta transformación para tener un rumbo claro, y continuando con definiciones de frameworks a utilizar, con prácticas que procuran la implementación de metodologías ágiles.

Dada la naturaleza dinámica de la empresa y para poder dar respuestas a un entorno muy cambiante, decidimos utilizar Kanban como marco de trabajo para la mayor parte del mismo. Con esta metodología, se visualiza en un tablero el trabajo pendiente, en progreso y completado de una manera clara para poder entender fácilmente dónde el equipo está parado. Utilizando un flujo de trabajo adaptado a las necesidades de la empresa, nos permite entender dónde están los cuellos de botella y dónde el equipo tiene oportunidades de mejora.

Mediante Zoho Sprints hemos podido dar respuesta a estas necesidades. En esta herramienta podemos crear un tablero que puede ser usado para metodologías basadas en iteracciones (como Scrum) o adaptarlo a un modelo que no tiene iteracciones fijas de trabajo sino que es un flujo continuo (Kanban). Por otro lado, el tablero de trabajo se puede visualizar agrupando las tarjetas (llamadas historias de usuario) según diferentes criterios (por cliente, por prioridad, por persona asignada a esa tarjeta). De esta manera podemos visualizar la situación actual según la necesidad: por cliente (para entender la situación de ese cliente en particular), por prioridad (para saber qué es lo más importante más allá de a qué cliente pertenezca), o por persona (para que cada uno pueda tener un panorama de lo que tiene en sus manos).

En cuanto a las interacciones entre los miembros del equipo, si bien lo más importante es utilizar algún medio con audio y video preferentemente como Zoho Meeting, o chat con Zoho Cliq, a través de Zoho Sprints se puede registrar la información importante relativa a un requerimiento o tarea para futura referencia (a través de comentarios, documentos, links, etc.).

La herramienta nos está sirviendo como medio para implementar una filosofía de trabajo que está centrada en las personas y en sus interacciones pero que va más allá de la herramienta. A través de las reuniones diarias (tomadas de Scrum, las daily standups), el equipo tiene una sincronización diaria de 15’ en la que se puede compartir el progreso, identificar impedimentos y pedir u ofrecer ayuda a los compañeros. De esta manera todos tienen visibilidad de lo que están haciendo los demás y cómo todas las partes se unen para conseguir un objetivo común.

Por este camino seguiremos mejorando los métodos de trabajo, con reuniones de mejora continua (retrospectivas), adoptando métodos de estimaciones y muchas otras prácticas dentro del ámbito de las metodologías ágiles y con el apoyo de las herramientas de Zoho.